Asiakasrekisteriseloste

Päivitetty 15.2.2024

TIETOSUOJA-ASETUKSEN MUKAINEN REKISTERÖIDYN INFORMOINTI 

Kainuun Rastiviikolla haluamme pitää hyvää huolta asiakkaidemme henkilötiedoista, joita keräämme, saamme, käsittelemme ja säilömme. Lisäksi haluamme, että asiakkaillamme on mahdollisuus tarkistaa omat tietonsa ja tarvittaessa tulla unohdetuksi.

Jotta asiakas voi ilmoittautua tapahtumaamme, on hänen hyväksyttävä tässä tietosuojaselosteessa kuvatut tiedonkeruu- ja käsittelymenetelmät. Tämä hyväksyminen(suostumus) tapahtuu ilmoittautumisen yhteydessä laittamalla rasti ruutuun tai muunvastaavaa tiedonkeruuta vaativan toimenpiteen yhteydessä (suostumus tai sopimus). Keräämme henkilötietoja, jotta yhteydenotto, asiointi, markkinointi, raportointi ja laskutustapahtuma-asioihin ja asiakassuhteen hoitamiseen liittyen olisi sujuvaa ja vaivatonta ja jotta tapahtumaan voisi osallistua turvallisesti.

Rekisterin nimi

Asiakasrekisteri

Rekisterinpitäjä

Nimi Kainuun Rastiviikko ry

Y-tunnus 2524242-8

Osoite Urho Kekkosen katu 4 B, 87100 Kajaani

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi Jukka Liuha

Puhelinnumero +358 44 7679533

Sähköpostiosoite jukka.liuha@rastiviikko.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Kainuun Rastiviikko ry on Kainuun Rastiviikkoa järjestävien kainuulaisten suunnistusseurojen yhdistys. Sen jäseninä ovat rastiviikkoa vuodesta 1983 vuorovuosin järjestäneet seurat: Kajaanin Suunnistajat, Kuhmon Peurat, PuolanganRyhti, Sotkamon Jymy ja Suomussalmen Rasti.

Kainuun Rastiviikko ry on Suomessa rekisteröity yleishyödyllinen yhdistys. Henkilötietoja kerätään tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. Tietojakerätään ja käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi ja soveltuvin osin rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella tilausten, tapahtumaan ilmoittautumisen, yhteydenottojen, asioinnin, markkinoinnin, raportoinnin, laskutuksen ja muiden asiakkuuden hoitamiseenliittyvien toimenpiteiden ja turvallisuuden mahdollistamiseksi.

Rekisterin henkilötietoryhmät

Rekisteri sisältää rekisterinpitäjän asiakkaiden henkilötietoja, rekisterinpitäjän majoitustoimiston välitykseen majoituksen ilmoittaneiden henkilötietoja tai rekisterinpitäjän järjestämään tapahtumaan ilmoittautuneiden ja osallistuneiden henkilötietoja, joita ovat muun muassa

• etu- ja sukunimi
• sukupuoli
• syntymäaika
• postiosoite
• kotipaikka ja -maa
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• seuran nimi
• tulokset
• kansalaisuus
• ruoka-aineallergiat
• muut tapahtumaan liittyen annetut tarvittavat tiedot
• tapahtumassa otetut valokuvat
• majoituskohteen osoite

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakasrekisterin tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään, huoltajalta tai seuralta.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Asiakasrekisteristä voidaan luovuttaa tapahtumaan tai kilpailuun ilmoittautuneen nimi, seura, syntymäaika ja kotipaikkakunta lähtö- ja tuloslistalle, jotka voidaan julkaista tapahtuman kotisivuilla. Lisäksi rekisteritiedot voidaan siirtää määritellylle henkilötietojen käsittelijälle kuten maksulliseen ilmoittautumisjärjestelmään, jonka kanssa Kainuun Rastiviikolla on sopimus tietojen käsittelystä. Tiedot ruoka-aineallergioista voidaan luovuttaa tarvittaessa ravitsemusliikkeelle. Nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite voidaan luovuttaa tarvittaessa majoituskohteen vuokraajalle tai majoitusliikkeelle.

Tietojen siirto EEA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EEA-alueen ulkopuolelle pois lukien valokuvat, joita voidaan siirtää EEA-alueen ulkopuolelle USA:ssa sijaitseville palveluntarjoajille, jotka ovat PrivacyShield -käytännön mukaisesti hyväksyttyjä.

Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Rekisterin tiedoilla ei tehdä profilointia eikä automaattista päätöksentekoa.

Evästeet verkkosivuillamme

Tämä verkkosivusto käyttää evästeitä. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita sivusto tallentaa tietokoneellesi tai mobiililaitteellesi. Käytössä on sekä väliaikaisia istuntotunnus-evästeitä, jotka sulkeutuvat, kun suljet Internet-selaimen, että pysyviä evästeitä, jotka tallentuvat tietokoneen kovalevylle. Evästeiden avulla voimme tunnistaa selaimesi ja käyttää näin saamaamme tietoa esimerkiksi sivustollamme vierailevien selaimien laskemiseen sekä sivustomme käytön analysointiin, kuten tilastolliseen seurantaan. Ne antavat meille myös mahdollisuuden tarkastella ja seurata käyttäjiemme mielenkiinnon kohteita ja kehittää siten verkkosivujamme. Kaikki kerätty tieto on nimetöntä, eikä verkossa suoritettuja toimintoja voida sen avulla liittää tiettyyn henkilöön.

Useimmat Internet-selaimet hyväksyvät evästeet automaattisesti, mutta halutessasi voit muokata selaimesi asetuksia ja milloin tahansa poistaa evästeet käytöstä. Voit välttää evästeet muokkaamalla selainohjelmasi asetuksia ja kieltämällä niiden käytön.

Verkkokaupan asiakastiedot tallennetaan asiakasrekisteriin. Verkkokaupan keräämiä asiakastietoja käytetään vain asiakkaan tilauksen hoitamiseen ja tiedot poistetaan, kun asiakkuus tai peruste ei sille ole enää voimassa.

Tällä sivustolla on käytössä Google Analytics -eväste, jolla kerätään tietoja verkkosivuston käyttäjistä. Käyttäjä ei ole tunnistettavissa evästeeseen liitettävien tietojen perusteella. Käyttäjä voi halutessaan estää Google Analyticsin käytön osoitteessa https://support.google.com/analytics.

Tällä sivustolla on käytössä Google Adwords -eväste, jolla kohdennetaan markkinointia käyttäjäluettelon avulla Googlen mainosverkostoissa. Käyttäjä ei ole tunnistettavissa evästeeseen liitettävien tietojen perusteella. Käyttäjä voi halutessaan estää käyttäjäluetteloihin perustuvan Google Adwords -markkinoinnin osoitteessa www.google.com/settings/ads.

Joidenkin Kainuun Rastiviikon verkkosivujen sisältö on peräisin ulkopuolisilta palveluntarjoajilta (esim. YouTube, Facebook, Instagram ja Twitter). Voidaksesi nähdä tällaisen kolmannen osapuolen sisällön sinun on ensin hyväksyttävä kyseisen palvelun omat käyttöehdot. Tämä koskee myös niiden evästekäytäntöjä, joita Kainuun Rastiviikko ei voi valvoa. Jos et käytä ulkopuolisten palveluntarjoajien sisältöä, mitään kolmannen osapuolen evästeitä ei asenneta laitteellesi.

Ulkopuoliset palveluntarjoajat Kainuun Rastiviikon verkkosivulla:

- You Tube
- Facebook
- Instagram
- Twitter
- Creamailer

Nämä ulkopuoliset palvelut eivät ole Kainuun Rastiviikon valvonnassa. Palveluntarjoajat voivat milloin tahansa muuttaa palveluehtojaan, evästeiden tarkoitusta ja käyttöä jne.

Tietojen säilytyspaikka ja -aika

Henkilötietoja säilytetään teknisesti suojattuina palvelimella, joka sijaitsee EU-alueella tai EEA-alueen ulkopuolella palveluntarjoajilla, jotka ovat Privacy Shield-käytännön mukaisesti hyväksyttyjä. Tietojen suojaus on järjestetty käyttäjätunnus-salasana -menetelmällä. Käyttäjätunnukset luovutetaan Kainuun Rastiviikon henkilökunnalle. Manuaalinen aineisto tulostetaan vain tarvittaessa ja sitäsäilytetään Kainuun Rastiviikon toimitiloissa lukitussa kaapissa. Tietoja saa käsitellä ainoastaan nimetyt henkilöt. Manuaalisesti käsiteltävät aineistot tuhotaan asianmukaisesti käsittelyn jälkeen.

Tietoja käsitellään ja säilytetään niin kauan, kun asiakkuus tai peruste sille on voimassa. Asiakkuuden päättyessä henkilötiedot poistetaan asiakasrekisteristä 12 kuukauden sisällä. Mikäli asiakas on antanut erillisen suostumuksensa pidempiaikaiseen säilytykseen, henkilötietoja voidaan säilyttää myös pitempään.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tiedot. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan häntä koskevat henkilötiedot tai keskeyttämään henkilötietojen käsittely, mikäli käsittelylle ei ole enää perustetta. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, markkinointia ja profilointia.

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Pyynnöt rekisteröityjen oikeuksien käyttämiseksi tulee toimittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Rekisteröidyillä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut.

Kainuun Rastiviikon oikeus muuttaa tätä tietosuojaselostetta

Kehitämme tapahtumaamme ja toimintaamme jatkuvasti. Aina, kun jokin asia muuttuu, päivitämme tätä selostetta tarpeen mukaan. Lisäksi lainsäädännön muutokset voivat pakottaa meidät muuttamaan tai tarkentamaan tätä tietosuojaselostetta.