Tapahtumarekisteriseloste
Päivitetty 15.2.2024
TIETOSUOJA-ASETUKSEN MUKAINEN REKISTERÖIDYN INFORMOINTI
Kainuun Rastiviikolla haluamme pitää hyvää huolta asiakkaidemme henkilötiedoista, joita keräämme, saamme, käsittelemme ja säilömme. Lisäksi haluamme, että asiakkaillamme on mahdollisuus tarkistaa omat tietonsa ja tarvittaessa tulla unohdetuksi.
Jotta asiakas voi ilmoittautua tapahtumaamme, on hänen hyväksyttävä tässä tietosuojaselosteessa kuvatut tiedonkeruu- ja käsittelymenetelmät. Tämä hyväksyminen(suostumus) tapahtuu ilmoittautumisen yhteydessä laittamalla rasti ruutuun tai muunvastaavaa tiedonkeruuta vaativan toimenpiteen yhteydessä (suostumus tai sopimus). Keräämme henkilötietoja, jotta yhteydenotto, asiointi, markkinointi, raportointi ja laskutus tapahtuma-asioihin ja asiakassuhteen hoitamiseen liittyen olisi sujuvaa ja vaivatonta ja jotta tapahtumaan voisi osallistua turvallisesti.
Rekisterin nimi
Tapahtumarekisteri
Rekisterinpitäjä
Nimi Kainuun Rastiviikko ry
Y-tunnus 2524242-8
Osoite Urho Kekkosen katu 4B, 87100 Kajaani
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Nimi Jukka Liuha
Puhelinnumero +358 44 7679533
Sähköpostiosoite jukka.liuha@rastiviikko.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Kainuun Rastiviikko ry on Kainuun Rastiviikkoa järjestävien kainuulaisten suunnistusseurojen yhdistys. Sen jäseninä ovat rastiviikkoa vuodesta 1983 vuorovuosin järjestäneet seurat: Kajaanin Suunnistajat, Kuhmon Peurat, PuolanganRyhti, Sotkamon Jymy ja Suomussalmen Rasti.
Kainuun Rastiviikko ry on Suomessa rekisteröity yleishyödyllinen yhdistys. Henkilötietoja kerätään tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. Tietojakerätään ja käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi ja soveltuvin osin rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella tilausten, tapahtumaan ilmoittautumisen, yhteydenottojen, asioinnin, markkinoinnin, raportoinnin, laskutuksen ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden ja turvallisuuden mahdollistamiseksi.
Rekisterin henkilötietoryhmät
Rekisteri sisältää rekisterinpitäjän järjestämään tapahtumaan ilmoittautuneiden ja osallistuneiden henkilötietoja, joita ovat muun muassa
- etu- ja sukunimi
- sukupuoli
- syntymäaika
- postiosoite
- kotipaikka ja -maa
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
- seuran nimi
- tulokset
- kansalaisuus
- ruoka-aineallergiat
- muut tapahtumaan liittyen annetut tarvittavat tiedot
- tapahtumassa otetut valokuvat
Säännönmukaiset tietolähteet
Tapahtumarekisterin tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään, huoltajalta tai seuralta.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tapahtumarekisteristä voidaan luovuttaa tapahtumaan tai kilpailuun ilmoittautuneen nimi, seura, syntymäaika ja kotipaikkakunta lähtö- ja tuloslistalle, jotka voidaan julkaista tapahtuman kotisivuilla. Lisäksi rekisteritiedot voidaan siirtää määritellylle henkilötietojen käsittelijälle kuten maksulliseen ilmoittautumisjärjestelmään, jonka kanssa Kainuun Rastiviikolla on sopimus tietojen käsittelystä. Tiedot ruoka-aineallergioista voidaan luovuttaa tarvittaessa ravitsemusliikkeelle. Nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite voidaan luovuttaa tarvittaessa majoituskohteen vuokraajalle tai majoitusliikkeelle.
Tietojen siirto EEA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EEA-alueen ulkopuolelle pois lukien valokuvat, joita voidaan siirtää EEA-alueen ulkopuolelle USA:ssa sijaitseville palveluntarjoajille, jotka ovat Privacy Shield -käytännön mukaisesti hyväksyttyjä.
Profilointi ja automaattinen päätöksenteko
Rekisterin tiedoilla ei tehdä profilointia eikä automaattista päätöksentekoa.
Tietojen säilytyspaikka ja -aika
Henkilötietoja säilytetään teknisesti suojattuina palvelimella, joka sijaitsee EU-alueella tai EEA-alueen ulkopuolella palveluntarjoajilla, jotka ovat Privacy Shield-käytännön mukaisesti hyväksyttyjä. Tietojen suojaus on järjestetty käyttäjätunnus-salasana -menetelmällä. Käyttäjätunnukset luovutetaan Kainuun Rastiviikon henkilökunnalle. Manuaalinen aineisto tulostetaan vain tarvittaessa ja sitäsäilytetään Kainuun Rastiviikon toimitiloissa lukitussa kaapissa. Tietoja saa käsitelläainoastaan nimetyt henkilöt. Manuaalisesti käsiteltävät aineistot tuhotaan asianmukaisesti käsittelyn jälkeen.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun on tarpeen rekisteröidyn tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman mahdollistamiseksi. Tiedot poistetaan, kun niiden edellä määritelty säilytysaika on kulunut.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tiedot. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan häntä koskevat henkilötiedot tai keskeyttämään henkilötietojen käsittely, mikäli käsittelylle ei ole enää perustetta. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, markkinointia ja profilointia.
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Pyynnöt rekisteröityjen oikeuksien käyttämiseksi tulee toimittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Rekisteröidyillä on myös oikeus tehdä valitusvalvonta viranomaiselle siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut.
Kainuun Rastiviikon oikeus muuttaa tätä tietosuojaselostetta
Kehitämme tapahtumaamme ja toimintaamme jatkuvasti. Aina, kun jokin asia muuttuu, päivitämme tätä selostetta tarpeen mukaan. Lisäksi lainsäädännön muutokset voivat pakottaa meidät muuttamaan tai tarkentamaan tätä tietosuojaselostetta.
